Publicado em 6 de outubro de 2026
Sim, com condições: o que a NR-6 e o Despacho SEI do MTE dizem sobre o registro digital de entrega e troca de EPI, o conteúdo mínimo e os limites da prova.
Sim, com condições. A NR-6 admite sistema eletrônico para registrar o fornecimento de EPI, e o Ministério do Trabalho e Emprego, no Despacho SEI nº 35439651, de 5 de julho de 2023, concluiu que o procedimento de controle eletrônico de entrega de EPI por smartphones e tablets "está em consonância com a legislação vigente".
O mesmo Despacho traz o limite dessa resposta: "Não há um modelo específico e/ou homologado desse mecanismo, seja ele físico ou eletrônico." A escolha do mecanismo é do empregador, e é da organização a responsabilidade de garantir a autenticidade das informações que o sistema gera.
Na prática, o registro digital só sustenta a entrega se trouxer o conteúdo mínimo que o Despacho descreve, se a empresa conseguir demonstrar a integridade dos dados e se o registro corresponder ao que aconteceu no campo. O que cada documento diz, e onde ele para, está abaixo.
O item 6.5.1 da NR-6 lista o que "cabe à organização, quanto ao EPI". A alínea "d" é a que trata do registro: "registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico".
Para quem escolhe o sistema eletrônico, o item 6.5.1.1 acrescenta uma condição: "O sistema eletrônico, para fins de registro de fornecimento de EPI, caso seja adotado, deve permitir a extração de relatórios."
A norma também prevê uma exceção ao registro individual. Pelo item 6.5.1.2, "quando inviável o registro de fornecimento de EPI descartável e creme de proteção, cabe à organização garantir sua disponibilização, na embalagem original, em quantidade suficiente para cada trabalhador nos locais de trabalho, assegurando-se imediato fornecimento ou reposição."
O texto citado é o vigente publicado pelo Ministério do Trabalho e Emprego, com a última alteração dada pela Portaria MTE nº 57, de 16 de janeiro de 2025. Lido por inteiro, ele não fixa conteúdo mínimo do registro, não trata de assinatura nem de certificado digital e não define prazo de guarda.
O Despacho SEI nº 35439651 é da Coordenação-Geral de Normatização e Registros, do Departamento de Segurança e Saúde do Trabalhador da Secretaria de Inspeção do Trabalho. Ele responde a uma consulta sobre o uso de smartphones e tablets como ferramenta para coletar e evidenciar a entrega de EPI ao trabalhador, encaminhada pela Superintendência Regional do Trabalho no Rio Grande do Sul. O documento é de 5 de julho de 2023 e foi assinado eletronicamente em 6 de julho de 2023.
Apoiado nos itens 6.5.1, alínea "d", e 6.5.1.1 da NR-6, o Despacho afirma: "Depreende-se, então, que a escolha do mecanismo de comprovação de fornecimento é do empregador."
Em seguida, descreve o que esse mecanismo deve conter. Ele deve ser construído de forma a comprovar que o equipamento fornecido ao trabalhador é certificado e trazer, no mínimo, o número do Certificado de Aprovação (CA) do EPI, a data de entrega, o local, os dados do funcionário e a assinatura dele.
Sobre a guarda, o Despacho diz que "é o empregador que deve zelar pela integridade desses dados", no sentido de que os arquivos gerados pelo sistema eletrônico sejam emitidos e armazenados em meio digital, com emissão no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e possibilidade de extração de relatórios. Acrescenta que é necessário garantir à Inspeção do Trabalho o acesso a esses documentos, nos termos dos itens 1.6.2, 1.6.4 e 1.6.5 da NR-1.
A conclusão está no último parágrafo: "o procedimento de controle eletrônico de entrega de EPI, através da utilização de smartphones e tablets, está em consonância com a legislação vigente, destacando-se que é responsabilidade da organização garantir a autenticidade das informações geradas por meio do sistema eletrônico de entrega de EPI utilizado."
O Despacho é a resposta a uma consulta: ele determina o encaminhamento ao interessado e o encerramento do processo. Não homologa nem certifica sistema algum, e diz expressamente que não há modelo homologado.
A troca tem uma obrigação de cada lado na NR-6. Pelo item 6.6.1, alínea "d", cabe ao trabalhador "comunicar à organização quando extraviado, danificado ou qualquer alteração que o torne impróprio para uso".
Pelo item 6.5.1, alínea "g", cabe à organização "substituir imediatamente, quando danificado ou extraviado".
No texto vigente da NR-6, nenhum item manda registrar a troca de forma expressa. A norma manda registrar o fornecimento (alínea "d" do item 6.5.1) e substituir o equipamento (alínea "g" do mesmo item). Tratar a substituição como um novo fornecimento, sujeito ao mesmo registro, é uma interpretação que junta as duas alíneas, e não texto da norma.
O texto da súmula é este: "O simples fornecimento do aparelho de proteção pelo empregador não o exime do pagamento do adicional de insalubridade. Cabe-lhe tomar as medidas que conduzam à diminuição ou eliminação da nocividade, entre as quais as relativas ao uso efetivo do equipamento pelo empregado."
A Súmula 289 consta como mantida no Livro de Súmulas, Orientações Jurisprudenciais e Precedentes Normativos do TST, edição de 2025, e não aparece na página de cancelamentos do tribunal, consultada em 30 de setembro de 2026.
O alcance dela é o adicional de insalubridade: a súmula não fala de registro digital, de ficha de EPI nem de ônus da prova. O que ela deixa claro é que a entrega do equipamento, sozinha, não encerra a discussão sobre o adicional.
Modelo: não há modelo homologado de registro, físico ou eletrônico, e a escolha do mecanismo é do empregador (Despacho SEI nº 35439651).
Autenticidade: a responsabilidade de garantir a autenticidade das informações geradas é da organização que adota o sistema, qualquer que seja o software.
Conteúdo mínimo: a lista de CA, data de entrega, local, dados do funcionário e assinatura vem do Despacho. A NR-6 não traz essa lista.
Certificado digital: o Despacho indica a emissão no âmbito da ICP-Brasil. A NR-1, no item 1.6.2, prevê o certificado como possibilidade: "Os documentos previstos nas NR podem ser emitidos e armazenados em meio digital com certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), normatizada por lei específica."
Preservação: pelo item 1.6.4 da NR-1, "o empregador deve garantir a preservação de todos os documentos nato digitais ou digitalizados por meio de procedimentos e tecnologias que permitam verificar, a qualquer tempo, sua validade jurídica em todo território nacional, garantindo permanentemente sua autenticidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, irretratabilidade, privacidade e interoperabilidade."
Acesso da fiscalização: pelo item 1.6.5 da NR-1, "o empregador deve garantir à Inspeção do Trabalho amplo e irrestrito acesso a todos os documentos digitalizados ou nato digitais."
Conferência com a realidade: a Nota Técnica SEI nº 3277/2023/MTP, de 27 de junho de 2023, da mesma Secretaria de Inspeção do Trabalho, respondeu a uma consulta sobre checklists eletrônicos de auditoria das Normas Regulamentadoras. Ela registra que "os procedimentos e documentos gerados por meios informáticos são considerados válidos, se garantida a preservação de documentos e dados por meio de procedimentos e tecnologias que permitam verificar, a qualquer tempo, sua autenticidade e validade jurídica", e que "todos os dados e documentos apresentados, independentemente da forma de sua coleta, estão sujeitos à averiguação de sua legalidade e conformidade com as situações reais de trabalho, quando das fiscalizações à empresa."
Valor de prova: a mesma Nota Técnica lembra o art. 225 do Código Civil (Lei nº 10.406/2002): "As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão." A prova plena depende, portanto, de a outra parte não impugnar a exatidão do registro.
Certificação e presunção: pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, art. 10, § 1º, as declarações em documentos eletrônicos produzidos com certificação da ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários. O § 2º admite outro meio de comprovação da autoria e da integridade, inclusive com certificados não emitidos pela ICP-Brasil, "desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento."
Juntando a NR-6, o Despacho, a NR-1 e a Nota Técnica, o registro de entrega de EPI em sistema eletrônico precisa:
Nem a NR-6 nem o Despacho fixam prazo de guarda para esse registro.
Para a troca, nenhum desses documentos define campos próprios. Registrar cada substituição com os mesmos elementos da entrega é o que ajuda a mostrar a sequência de equipamentos ao longo do contrato, e não só a primeira entrega.
No App Arkium EPI, a assinatura de recebimento, conforme o tipo de pedido configurado, é feita pelo colaborador no aplicativo, no momento em que ele retira o equipamento.
Na troca por dano, o sistema permite registrar fotos do estado do equipamento. A quantidade de fotos é definida na parametrização de cada tipo de pedido.
Cada item pode ter uma durabilidade mínima cadastrada, em dias. Antes desse prazo, a nova solicitação passa por liberação emergencial de um superior.
A Ficha de Entrega reúne tudo o que foi entregue ao colaborador, com o histórico completo, e a Ficha de Devolução registra o que ele devolveu. As duas saem como relatório, por colaborador ou por localidade.
A escolha da ferramenta não transfere a responsabilidade que o Despacho atribui à organização: garantir a autenticidade das informações continua sendo de quem adota o sistema.
A ficha de EPI em papel deixou de valer?
Não. A NR-6 admite livros, fichas ou sistema eletrônico para registrar o fornecimento, e o Despacho SEI nº 35439651 diz que não há modelo homologado, "seja ele físico ou eletrônico". A escolha do meio é do empregador.
O Ministério do Trabalho homologa sistema de registro de EPI?
Não. O Despacho SEI nº 35439651 diz que não há modelo específico ou homologado do mecanismo de comprovação do fornecimento, físico ou eletrônico. O que ele descreve é o conteúdo mínimo do registro e as condições de integridade e de acesso da Inspeção do Trabalho.
A troca de EPI precisa ser registrada?
A NR-6 manda a organização substituir imediatamente o EPI danificado ou extraviado (item 6.5.1, alínea "g") e registrar o fornecimento (item 6.5.1, alínea "d"). Nenhum item manda registrar a troca de forma expressa. Tratar a substituição como novo fornecimento, com o mesmo registro, é interpretação das duas alíneas.
Registro assinado sem certificado ICP-Brasil vale?
O Despacho indica a emissão no âmbito da ICP-Brasil, e a NR-1, no item 1.6.2, prevê o certificado ICP-Brasil como possibilidade. Pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, art. 10, o documento com certificação ICP-Brasil tem presunção de veracidade em relação aos signatários. Outro meio de comprovação é admitido quando aceito pelas partes como válido ou pela pessoa a quem o documento for oposto.
Se a sua operação tem SESMT próprio e quer ver como a entrega e a troca de EPI ficam registradas no dia a dia, o time da Arkium mostra numa demonstração.