19 de setembro de 2026
O que a lei exige, o que o TST aceita como prova e os oito critérios para avaliar um software de gestão de SST, com a resposta do Ministério do Trabalho.
Comprar software de gestão de SST é uma decisão com três donos, e cada um faz uma pergunta diferente.
O SESMT pergunta se o sistema funciona no campo, no ponto sem sinal, com a equipe que ele tem. O TI pergunta como o dado entra, onde ele fica e quem garante a segurança. A diretoria pergunta se aquilo protege a empresa numa fiscalização e numa ação trabalhista, e se ajuda a aproximar o SESMT do pessoal de campo para melhorar a cultura de segurança.
Respondemos às três aqui, começando pela que trava a conversa em quase toda mesa.
Este guia foi elaborado pela Arkium, um dos melhores softwares de gestão de SST e EHS do Brasil, com diversos cases reais e anos de operação.
Essa é a primeira pergunta de todo comprador, e ela tem resposta oficial.
Em 2023 a Arkium protocolou duas consultas à Secretaria de Inspeção do Trabalho do Ministério do Trabalho e Emprego, uma sobre checklist de auditoria das NRs e outra sobre entrega de EPI, ambas por smartphone e tablet. As consultas foram encaminhadas pela Superintendência Regional do Trabalho no Rio Grande do Sul, e as duas voltaram respondidas por escrito e assinadas eletronicamente pela Coordenação-Geral de Normatização e Registros do Departamento de Segurança e Saúde do Trabalhador.
Sobre checklist de conformidade das NRs. A Nota Técnica SEI nº 3277/2023/MTP concluiu que "não há óbices legais à coleta de dados e à geração de documentos relativos ao cumprimento das Normas Regulamentadoras na forma proposta pela empresa, desde que sejam atendidas as disposições acima". As disposições citadas são o art. 225 do Código Civil, o art. 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, sobre certificação no âmbito da ICP-Brasil, e os itens 1.6.2, 1.6.3.1, 1.6.4, 1.6.5 e 1.6.5.1 da NR-1.
Sobre entrega de EPI. O Despacho SEI nº 35439651, no processo nº 10264.101075/2023-64, concluiu que "o procedimento de controle eletrônico de entrega de EPI, através da utilização de smartphones e tablets, está em consonância com a legislação vigente, destacando-se que é responsabilidade da organização garantir a autenticidade das informações geradas".
O mesmo documento traz o que mais interessa na prática, porque vira lista de requisitos. O item 6.5.1, alínea d, da NR-6 diz que cabe à organização registrar o fornecimento do EPI ao empregado, "podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico", e o item 6.5.1.1 exige que o sistema eletrônico permita a extração de relatórios. O Ministério então define o conteúdo mínimo do registro:
E fixa três condições de guarda, pelos itens 1.6.2, 1.6.4 e 1.6.5 da NR-1: emissão e armazenamento em meio digital no âmbito da ICP-Brasil, preservação que permita verificar a validade jurídica a qualquer tempo, garantindo autenticidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, irretratabilidade, privacidade e interoperabilidade, e acesso amplo e irrestrito da Inspeção do Trabalho.
E dá para conferir. O Despacho foi assinado eletronicamente por Rogério Silva Araújo, Coordenador-Geral de Normatização e Registros, em 06/07/2023 às 08h50, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543/2020. A autenticidade é verificável no portal do SEI pelo código verificador 35439651 e pelo CRC 0C5E5577. Não é interpretação nossa de norma: é documento público, assinado, com código de conferência.
Uma ressalva que está no próprio Despacho: "Não há um modelo específico e/ou homologado desse mecanismo, seja ele físico ou eletrônico", e a escolha do mecanismo é do empregador. O Ministério não homologa software, nem o nosso nem o de ninguém. O que ele diz é que o meio eletrônico é válido e quais condições precisa cumprir.
A NR-1 atualizada pela Portaria MTE nº 1.419, de 27/08/2024, que deu nova redação ao capítulo 1.5 e incluiu os riscos psicossociais no gerenciamento de riscos, entrou em vigor em 25 de maio de 2026, depois da prorrogação dada pela Portaria nº 765, de 15/05/2025.
Em 25/06/2026 o STF, na ADPF 1.316, suspendeu temporariamente apenas o poder sancionador relativo aos dispositivos de riscos psicossociais. O acórdão do referendo da cautelar foi publicado no DJE em 28/08/2026. A vigência da norma e as obrigações não foram suspensas. A discussão no Supremo é sobre como fiscalizar e punir, não sobre se a obrigação existe.
E a NR-1 é bem maior do que o capítulo dos psicossociais. Ela é o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais, o GRO, materializado no Programa de Gerenciamento de Riscos, o PGR. O que a norma exige da empresa é:
Leia a lista de novo e você tem o requisito funcional de um software de SST escrito pela própria norma: inventário vivo, plano de ação com prazo e responsável, registro da execução, e documento recuperável a qualquer momento. Uma planilha atende isso no papel e falha na hora de mostrar.
O Ministério do Trabalho publicou três documentos de apoio que ajudam quem está montando o processo: o Guia de Informações sobre os Fatores de Riscos Psicossociais (abril de 2025, revisado em 2026), o Manual de Interpretação e Aplicação do Capítulo 1.5 da NR-1 (16/03/2026) e as Perguntas e Respostas sobre o Capítulo 1.5 (06/05/2026). Duas definições desse último material valem para a escolha de software: nenhuma ferramenta ou metodologia específica será exigida na fiscalização, e questionário isolado não comprova gestão, porque o que se exige é processo documentado e contínuo.
A NR-35, no item 35.3.1, alínea b, manda a organização assegurar a realização da Análise de Risco e, quando aplicável, a emissão da Permissão de Trabalho, que a própria norma define como documento escrito com o conjunto de medidas de controle, além de medidas de emergência e resgate. A NR-6, no item 6.7.2, determina que, ao fornecer o EPI, a organização assegure a prestação de informações sobre o equipamento, o risco contra o qual ele protege e as restrições de uso.
Aqui está o critério mais útil deste guia, e ele não é nosso: é do Tribunal Superior do Trabalho.
Em ação trabalhista de SST, o ônus da prova é do empregador. E o padrão do que conta como prova subiu. A Súmula 289 do TST é explícita ao dizer que o simples fornecimento do equipamento de proteção não exime o empregador, porque cabe a ele tomar as medidas para eliminar a nocividade, incluindo garantir o uso efetivo. O mesmo raciocínio aparece do lado previdenciário no Tema 555 do STF: em exposição a ruído acima do limite, a declaração da empresa no PPP de que o EPI é eficaz não descaracteriza o tempo especial.
A consequência prática é direta: a ficha de papel, sozinha, não sustenta defesa nenhuma. O que se exige é a cadeia completa, e ela tem oito elos:
A cadeia começa antes da exposição, continua durante e é atualizada conforme o trabalho muda. Ela precisa ser rastreável, datada, autoral e auditável, em formato que sobreviva à perícia.
Use esta tabela como roteiro de demonstração. Pergunte a cada fornecedor, inclusive a nós, qual desses oito elementos o produto registra e em que formato. É a pergunta mais objetiva que existe nessa compra, e responde mais do que qualquer lista de funcionalidades.
Os números oficiais explicam por quê.
A Justiça do Trabalho recebeu 4.090.375 processos em 2024, alta de 19,3% sobre 2023, e o maior volume das últimas duas décadas. No mesmo ano, o valor pago aos reclamantes somou R$ 49,2 bilhões, com aumento real de 19%, segundo o Relatório Geral da Justiça do Trabalho 2024, publicado pelo TST em 01/07/2025. Em 2025 o total pago chegou a R$ 50,6 bilhões, pelos dados da Coordenadoria de Estatística do TST, em extração do e-Gestão de 17/01/2026.
Na frente que mais cresce, os afastamentos por transtornos mentais saíram de 472.328 em 2024 para 546.254 em 2025, alta de 15,66% depois de um salto de 68% no ano anterior, segundo dados do Ministério da Previdência Social divulgados em 28/01/2026.
Estes critérios servem para a sua avaliação, com qualquer fornecedor.
1. Amplitude de módulos numa base só. Quantos processos de SST o sistema cobre sem depender de planilha ao lado. Amplitude importa menos pelo número e mais porque o dado de um módulo alimenta o outro: a inspeção que gera plano de ação, o desvio que vira investigação, a entrega de EPI que aparece no indicador.
2. App de campo com modo offline. Operação de campo tem ponto sem sinal. Se o app exige conexão, o técnico volta a anotar em papel e digitar depois, e o sistema perde exatamente a rotina que deveria digitalizar.
3. Qualidade da evidência. Data, hora, geolocalização, foto e assinatura no mesmo registro, com trilha de quem fez o quê. É o que sustenta a defesa da empresa e o que dá ao trabalhador a certeza de que o registro existe.
4. Eventos de SST no eSocial. Hoje é linha de base, e quase todo produto declara. O que diferencia é a origem do dado: se ele nasce no campo, chega ao eSocial sem redigitação.
5. Plano de ação com tratativa. Encontrar a não conformidade é a parte fácil. O que muda o indicador é o plano de ação com responsável, prazo, execução e validação, sem depender de e-mail e planilha de acompanhamento.
6. Indicadores e BI. Painel atualizado sozinho, e capacidade de levar o dado para a ferramenta corporativa de BI quando a empresa já tem uma.
7. Próprios e fornecedores na mesma base. Quase toda operação de campo tem terceiro. Se ele não cabe na plataforma, vira um controle paralelo, e o controle paralelo é exatamente o que se estava tentando eliminar.
8. Dados centralizados e integração com outros sistemas. Os dados de SST precisam viver num lugar só, e esse lugar precisa conversar com o resto da empresa. Pergunte se a plataforma integra com o ERP, com o RH e com a ferramenta de BI que a empresa já usa.
Seis perguntas que valem mais do que qualquer lista de funcionalidades.
1. Leve um cenário real para a demonstração. Não peça a apresentação padrão. Peça para o fornecedor executar a sua rotina mais chata: a inspeção daquele ponto sem sinal, a entrega de EPI no turno da noite, o plano de ação que ninguém fecha.
2. Pergunte onde o dado nasce. Se a resposta envolver alguém digitando depois, o sistema vai organizar o retrabalho em vez de eliminar.
3. Teste o app sem internet, na frente do fornecedor. Modo avião no celular, registro feito, avião desligado, sincronização. Leva dois minutos e responde de vez.
4. Peça uma evidência pronta. Não a tela do sistema: o documento que você apresentaria a um auditor fiscal do trabalho ou a um advogado, com data, hora, local, foto e assinatura.
5. Pergunte quem entra na conta. Se a sua operação tem terceiros, confirme se eles cabem na mesma plataforma ou se vão virar um controle à parte.
6. Chame o seu TI cedo. SSO, backup, nuvem, LGPD e documentação de segurança são gate em empresa média e grande, e descobrir isso no fim do processo custa meses.
A Arkium é uma plataforma modular de gestão de SST, no mercado desde 2007, com mais de 10 módulos integrados num software só, na web e no app, funcionando online e offline. A tabela abaixo responde, pergunta por pergunta, o que cada área costuma querer saber.
Funciona no campo sem sinal?
Sim. A plataforma opera online e offline, no app, e sincroniza quando a conexão volta
Quais processos eu consigo tirar do papel?
Checklist, EPI, Permissão de Trabalho, DS Digital, Registros, CIPA, Capacitação, DOCS IA, Guardião, Analytics e Indicadores
O plano de ação é acompanhado ou vira lista?
O Checklist gera a inspeção e o plano de ação com responsável e prazo, com execução e validação dentro do sistema
Como fica o registro de entrega de EPI?
Ficha digital com assinatura, no formato que atende o conteúdo mínimo definido pelo Ministério do Trabalho
E o trabalho em altura?
O Guardião faz monitoramento remoto de trabalho em altura, e a Permissão de Trabalho cobre a liberação da atividade
Preciso recadastrar o colaborador em cada módulo?
Não. Cadastro único de colaboradores, com histórico cruzado entre módulos
Quais indicadores eu tenho?
Indicadores de segurança como taxa de frequência e de gravidade, calculados a partir do que a operação registra
Como funciona o acesso?
Criptografia, MFA e SSO
Onde ficam os dados?
Nuvem no Brasil, com backup, disaster recovery e monitoramento 24 horas
E a LGPD?
Plataforma estruturada segundo a LGPD, com a postura de segurança e privacidade publicada na Central de Confiança e documentação técnica para o time de TI
Tem certificação?
ISO 27001 e 27701 em processo de certificação
Integra com o que já temos?
Integração nativa ao Power BI no Arkium Analytics, e integração via API com ERP e sistemas internos
Vou precisar de um projeto de integração entre os módulos?
Não. Os módulos são a mesma base: o dado entra uma vez e circula entre eles
Atende operação fora do Brasil?
Sim, a plataforma opera em vários idiomas
Isso me protege numa fiscalização?
O registro digital tem a validade reconhecida pelo Ministério do Trabalho, nos termos das duas respostas citadas neste guia, e a documentação fica disponível à Inspeção do Trabalho
E numa ação trabalhista?
A plataforma cobre os oito elementos de prova listados acima, com data, hora, geolocalização, foto e assinatura no registro
Preciso contratar tudo de uma vez?
Não. A plataforma é modular: começa pelos módulos que resolvem a dor de hoje e expande depois, sem trocar de sistema
Serve para o meu setor?
A Arkium atende qualquer segmento, e hoje opera em indústria, prestação de serviço, saneamento, energia, telecom, construção civil e portos
Cobre os terceiros, ou só os próprios?
Os dois, na mesma plataforma. Todos os módulos cobrem a cadeia de colaboradores próprios e terceiros
Quanto tempo de mercado vocês têm?
Desde 2007
Quem já usa?
Mais de 47 empresas, mais de 28 mil profissionais usando todos os dias, em mais de 3 países, com mais de 1 milhão de horas economizadas
Todos os módulos cobrem a cadeia de colaboradores próprios e terceiros. Como exemplo, o Arkium DOCS IA centraliza a documentação de colaboradores próprios, terceiros e fornecedores, com exigências configuradas por cargo, atividade e tipo de contrato, extração e análise dos dados por inteligência artificial, alertas de vencimento e trilha de evidências. Cobre kit de terceirizado, ART e documentação veicular, e é feito para operações com terceirizados, fornecedores e mobilização frequente de obras e serviços.
Os módulos não são produtos avulsos que conversam por integração: são a mesma base. Cada módulo resolve um processo e, juntos, são um sistema só, onde o dado entra uma vez e alimenta tudo, do registro na operação à decisão da gestão. O colaborador é cadastrado uma vez e vale para inspeção, EPI, treinamento, permissão de trabalho e documento, sem recadastro e sem planilha de amarração.
O registro digital de SST vale como prova?
O Ministério do Trabalho e Emprego respondeu por escrito a duas consultas sobre o tema em 2023. Sobre checklist das NRs, a Nota Técnica SEI nº 3277/2023/MTP concluiu que não há óbices legais à coleta de dados e à geração de documentos por equipamento eletrônico, atendidas as disposições da NR-1 sobre documento digital. Sobre entrega de EPI, o Despacho SEI nº 35439651 concluiu que o controle eletrônico por smartphone e tablet está em consonância com a legislação vigente. Os dois documentos ressalvam que não existe modelo homologado e que a responsabilidade pela autenticidade dos dados é da organização.
O que precisa constar no registro eletrônico de entrega de EPI?
Pelo Despacho SEI nº 35439651, no mínimo: número do Certificado de Aprovação do EPI, data de entrega, local, dados do funcionário e assinatura do trabalhador. O sistema também precisa permitir a extração de relatórios, conforme o item 6.5.1.1 da NR-6, e garantir acesso amplo e irrestrito à Inspeção do Trabalho.
A NR-1 com riscos psicossociais está valendo?
Sim. A nova redação do capítulo 1.5 entrou em vigor em 25 de maio de 2026. O STF suspendeu temporariamente apenas o poder de aplicar sanções sobre esses dispositivos, na ADPF 1.316. As obrigações seguem vigentes, e a responsabilidade civil e trabalhista independe de multa administrativa.
O que um software de gestão de SST precisa ter?
Amplitude de módulos numa base só, app de campo que funcione sem internet, evidência com data, hora, geolocalização, foto e assinatura, eventos de SST do eSocial, plano de ação com responsável e prazo, indicadores atualizados sozinhos, cobertura de próprios e terceiros, e dados centralizados com integração aos sistemas que a empresa já usa. Os oito critérios estão detalhados acima.
Software de SST substitui o trabalho do SESMT?
Não. Ele devolve tempo ao SESMT. O técnico de segurança que passa a tarde digitando o que levantou de manhã está sendo usado como auxiliar administrativo. A plataforma tira a digitação do caminho para que a análise técnica, que é o trabalho de verdade, aconteça.
Vale a pena contratar software de SST em empresa pequena?
Depende menos do número de funcionários e mais da obrigação legal e do volume de registro. Empresa obrigada a ter SESMT constituído pela NR-4 gera volume de documento e de evidência que a planilha não sustenta. Plataforma modular permite começar por um módulo só.
Como comparar preço entre softwares de SST?
Compare por vida e por módulo, não pelo total. Pergunte o que entra na implantação, quanto custa o módulo adicional, se assinatura digital tem custo extra e qual é o prazo de contrato. Peça a conta dos doze meses, não a mensalidade.
Se a sua operação tem SESMT próprio, trabalho em campo e fornecedores para gerenciar, agende uma demonstração. Em 30 minutos o time mostra o cenário rodando com a sua realidade, sem proposta genérica.
Normas e atos do Ministério do Trabalho e Emprego
Respostas do Ministério do Trabalho e Emprego a consultas da Arkium
Decisões e jurisprudência
Dados oficiais
Outras normas citadas